Teil 5: Umstellung auf MS 365: Automatische Antworten, Weiterleitungen und Stellvertreterfreigaben

Geschrieben am 01.08.2022 von:

Markus Trinh


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Es ist Urlaubszeit. Und diese Auszeit haben wir uns auch verdient. Perfekt als Belohnung für und Erholung von den Aufgaben der ersten Jahreshälfte. Gerade während der Schulferienzeit wollen viele Familien die gemeinsame Zeit nutzen, um in den Urlaub zu fahren. Arbeit mal Arbeit sein lassen.

Eine gute Abstimmung im Team ist dabei – aber natürlich auch generell – besonders wichtig. Für wichtige Aufgaben und wichtige Kommunikationskanäle muss möglicherweise eine Stellvertretung organisiert werden.

Im letzten Newsletter haben wir bereits die Vorteile von freigegebenen Funktionspostfächer kennen gelernt. Was aber, wenn es um das persönliche E-Mail-Postfach einer Schlüsselfigur geht, wie zum Beispiel das eines Geschäftsführenden, eines Außendienstmitarbeitenden oder auch einer Person im politischen Amt. Auch hierfür gibt es in Microsoft 365 eine Lösung. Wichtig ist nur, dass auch der datenschutzrechtliche Aspekt beachtet wird und transparente Kommunikation stattfindet.

Im Nachfolgenden möchten wir die Vor- und Nachteile verschiedener Möglichkeiten aufzeigen:

Automatische Antworten – Abwesenheits-E-Mail ohne Weiterleitung

Dies ist der einfache Klassiker, wenn es um die reine Information geht. Wenn eingerichtet, wird für die Abwesenheitszeit an den*die Absender*in einer empfangenen E-Mail eine automatische Antwort-E-Mail versendet. Darin kann dann zum Beispiel stehen, dass man bis zu einem bestimmten Datum abwesend ist und E-Mails nicht automatisch weitergeleitet werden. Oft wird auch eine alternative E-Mail-Adresse genannt, die der*die Absender*in anschreiben kann, sollte das Anliegen dringend sein.

Automatische Weiterleitung der E-Mail an eine*n Stellvertreter*in

Alternativ kann auch eine automatische Weiterleitung eingerichtet werden, zum Beispiel zu einem Kollegen oder einer Kollegin mit ähnlichem Aufgabenbereich.

Freigabe des E-Mail-Postfachs an eine*n Stellvertreter*in

Als weitere Alternative und mit individueller Entscheidungsmöglichkeit kann eine Freigabe des betreffenden Postfachs an eine*n Stellvertreter*in des Vertrauens eingerichtet werden. Dabei wird dem*der Stellvertreter*in, ähnlich wie bei der Freigabe von Funktionspostfächern, das freigegebene persönliche Postfach zusätzlich zu seinem*ihrem eigenen persönlichen Postfach angezeigt. Der*die Stellvertreter*in kann auf diese Weise das E-Mail-Postfach im Auge behalten und bei Bedarf reagieren.

Bei einer solchen Freigabe des E-Mail-Postfachs muss jedoch unbedingt beachtet werden, dass diese nicht, ohne Abstimmung mit dem*der Besitzer*in des Postfach, geschehen darf. Informiere unbedingt vorab, ab welchem Zeitpunkt die Freigabe erfolgt. Bleibe transparent. Informiere alle Mitarbeiter*innen über die Zugriffsberechtigungen, wenn sie von dem abweichen, was zu erwarten ist. Ansonsten gilt es nur noch, die für die Situation passendste und angemessenste Lösung zu finden.

Im nächsten Newsletter wollen wir wie angekündigt beleuchten, welche Möglichkeiten es gibt, Domains und dazugehörige E-Mail-Adressen, die eigentlich abgelöst werden sollen, doch noch zu verwalten, sodass keine wichtigen E-Mails verloren gehen.

Du hast die ersten Teile zu unserer MS 365-Reihe verpasst? Kein Problem, du kannst dir hier alle vergangene Teile als Datei downloaden.


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