Teil 4: Umstellung auf MS 365: Mehrere Domains und E-Mail-Adressen organisieren und einrichten

Geschrieben am 07.07.2022 von:

Markus Trinh


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E-Mail senden

Eine Webseite, die unter einer eigenen Domain, wie zum Beispiel morgenstern-privacy.com, gehört zu einem jeden Unternehmen dazu, wie die Auswahl einer guten Bohne für den Kaffee 😉 Für einen seriösen Auftritt gehören zu einer Domain auch entsprechende E-Mail-Adressen.

Hier unterscheiden wir zwischen persönlichen E-Mail-Adressen, wie z.B. vorname.nachname@morgenstern-privacy.com, und allgemeinen E-Mail-Adressen, wie z.B. contact@morgenstern-privacy.com. Während persönliche E-Mail-Adressen zum direkten Kontakt einer bestimmten Person dienen und E-Mails an diese Adressen in der Regel nur von dieser Person bearbeitet werden, werden E-Mail-Postfächer allgemeiner E-Mail-Adressen meist von mehreren Personen/Mitarbeitern betreut.

In Microsoft 365 werden Postfächer, die zusätzlich zu persönlichen Postfächern angelegt werden, als Funktionspostfächer bezeichnet. Der Klassiker ist es, ein Postfach mit der E-Mail-Adresse info@… oder auch contact@… für allgemeinen E-Mail-Verkehr einzurichten und dieses den Mitarbeitern freizugeben, die dieses Postfach betreuen sollen. Funktionspostfächer können aber auch für Abteilungen, Projekte oder bestimmte langfristige Aufgaben eingerichtet werden. Sie kommen immer dann zum Einsatz, wenn der E-Mail-Verkehr zu einem bestimmten Thema direkter kanalisiert werden soll.

Für das Hosting – also die technische Bereitstellung der Dienste und Funktionen hinter einer Domain – wird in der Regel ein Hosting-Provider verwendet. Bei diesem werden dann auch die E-Mail-Postfächer verwaltet und gespeichert. Um die Funktionalitäten von Microsoft 365 optimal nutzen zu können, macht es Sinn, auf Microsoft als Provider für Ihre E-Mails umzustellen. Die technische Einrichtung übernimmt am besten ein IT-Dienstleister oder – falls vorhanden – die firmeneigene versierte IT-Abteilung.

Nun kann es aber auch schnell vorkommen, dass mehr als nur eine Domain mit zugehörigen E-Mail-Postfächern vorhanden ist und benötigt wird. Denn oft macht es Sinn, größere Projekte oder Produkte in einem eigenen Internet-Auftritt vorzustellen und eigene E-Mail-Adressen hierfür einzurichten. Ein anderer Grund kann sein, dass es mehrere Tochterfirmen mit unterschiedlichen Namen und Domains gibt, die aber administrativ an zentraler Stelle verwaltet werden sollen. Kurz: Auch das ist mit Microsoft 365 möglich. Es können mehrere Domains in nur einem Tenant eingerichtet und verwaltet werden.

Am Anfang einer jeden Umstellung steht die Organisation. Wir empfehlen, sich vor der Umstellung auf Microsoft 365 einen möglichst lückenlosen Überblick zu verschaffen. Dazu ein paar Tipps und Don‘ts:

Im nächsten Newsletter wollen wir näher auf Freigaben und E-Mail-Weiterleitungsregeln eingeben. Auch wollen wir beleuchten, welche Möglichkeiten es gibt, Domains und dazugehörige E-Mail-Adressen, die eigentlich abgelöst werden sollen, doch noch so zu verwalten, sodass keine wichtigen E-Mails verloren gehen.

Du brauchst rechtliche und technische Unterstützung? Wir helfen dir dabei!


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