TEIL 1 – Umstellung auf MS 365: Aufgaben und Herausforderungen

Geschrieben am 14.04.2022 von:

Markus Trinh


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Microsoft 365 ist mehr als nur ein Outlook in der Cloud und hinter Outlook steckt mehr als nur ein E-Mail-Postfach mit Kalender. Wer eine gewachsene Unternehmens-IT-Struktur teilweise oder ganz in die Cloud verlagern möchte, um moderner, flexibler und effizienter arbeiten zu können, muss sich – auch als organisatorischer und nicht als technischer Begleiter – mit einigen Begriffen und der grundlegenden Struktur beschäftigen. Accounts, Benutzerprofile, persönliche und gemeinsam genutzte E-Mail-Postfächer, Sammel- und Funktionspostfächer, Kalender, Gruppen, gespeicherte Daten, geteilte Daten – so viele Begriffe. Doch was ist was und was ist bei einem Umstieg auf Microsoft 365 zu beachten? Wir können helfen.

Grundlegend können die anstehenden Aufgaben in folgende Kategorien einsortiert werden:

Juristische Aufgaben:
Von der initialen Datenschutz-Risikoanalyse über die Datenschutz-Folgenabschätzung bis hin zur erforderlichen Dokumentation sowie der Überwachung der rechtlichen Entwicklungen – Hier ist rechtliche Expertise und Sorgfalt gefragt. Dies überlässt man am besten den Fachanwälten und Fachanwältinnen.

IT-bezogene Bestandsaufnahme:
Welche Tools (Programme, Services usw.) werden genutzt? Welche Daten werden wo und wie gespeichert? Welche technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen gibt es und sind diese ausreichend? Diese und weitere Fragen gilt es durch eine systematische Bestandsaufnahme und Analyse zu klären. Am effizientesten erledigt man dies in Zusammenarbeit mit Rechts- und IT-Experten.

IT-bezogene Umsetzungen:
Juristische Theorie gut und schön, aber was bedeutet das für die IT-Abteilung oder den IT-Dienstleister konkret? Ist juristisch alles geklärt und organisiert haben ITler oft weiterhin Fragezeichen in den Augen. In Folge der Bestandsaufnahme braucht es einen konkreten Maßnahmenkatalog für Optimierungen und Maßnahmen, damit ein Umzug in die Cloud technisch und rechtlich sicher durchgeführt werden kann. Unsere Rechts- und IT-Experten können durch Erfahrungen aus diversen Projekten sehr gute Unterstützung geben.

Technische Inventur und Umsetzungsplanung:
Für einen reibungslosen Umzug in die Cloud ist ein genauer Blick auf den Ist-Zustand erforderlich. Nicht selten sind IT-Umgebungen historisch gewachsen und wurden über die Jahre von Personen mit verschiedensten Philosophien aufgebaut und gepflegt.

Du möchtest noch mehr zum Thema „Umstellung auf MS 365“ erfahren? Dann freue dich schon auf unseren nächsten Newsletter! Dort werden wir dir einige Tipps zu den Bereichen Benutzer-Accounts und E-Mail-Postfächern geben.


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