Geschrieben am 21.05.2024 von:
Julia Hohage
Legal Consultant | Diplom-Wirtschaftsjuristin (FH)
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Die Bedeutung des Datenschutzes ist in den letzten Jahren stetig gestiegen – zum einen wegen des technischen Fortschritts, zum anderen wegen erhöhter Sicherheits- und Haftungsrisiken (Stichwort: Cyberangriffe). Doch wie schaffen es gerade kleine und mittlere Unternehmen, Datenschutz mit überschaubarem Aufwand sicherzustellen – und dabei sogar davon zu profitieren?
Im Folgenden zeigen wir dir, wie du in sieben Schritten die Datenschutz-Compliance in deinem Unternehmen sicherstellen kannst, worauf es dabei insbesondere bei KMU ankommt und welchen Gewinn dies für dein Unternehmen mit sich bringt.
Erster Schritt: Analyse des Status quo und Identifizieren der To-Dos
Zunächst ist eine Analyse des Status quo erforderlich, wo und wie überhaupt personenbezogene Daten verarbeitet werden, welche technischen Anwendungen dafür im Einsatz oder geplant sind, ob und welche Externe involviert sind und welche Dokumentation dazu existiert. Auf dieser Basis können die To-Dos zur Implementierung der Datenschutzorganisation identifiziert werden.
Zweiter Schritt: ziel- und risikoorientierte Implementierung und Pflege der Datenschutzorganisation
Im Anschluss werden die identifizierten To-Dos bearbeitet – je nach Größe und Tätigkeit des Unternehmens mit Unterstützung des*r internen oder externen Datenschutzbeauftragten. Gerade für KMU ist wichtig, bei der Implementierung und Pflege einer Datenschutzorganisation ziel- und risikoorientiert vorzugehen, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Dritter Schritt: Schulungen
Schulungen sind von zentraler Bedeutung, um das erforderliche Bewusstsein für Datenschutz und Informationssicherheit in einem Unternehmen zu schaffen. Mit E-Learning-Lösungen können KMU das nötige Wissen flexibel und komfortabel vermitteln.
Vierter Schritt: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) kann jederzeit von den Aufsichtsbehörden verlangt werden und sollte unbedingt vorliegen. Es schafft Transparenz über datenschutzrechtlich relevante Vorgänge und kann ganz simpel, zum Beispiel in Word oder Excel, gestaltet und gepflegt werden.
Fünfter Schritt: Dokumentation laufend sicherstellen
Die Dokumentation ist nicht nur wichtig, um gesetzliche Dokumentationspflichten wie die Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DS-GVO zu erfüllen, sondern auch, um Sicherheits- und Haftungsrisiken vorzubeugen. Neben einer praktikablen Gestaltung sollten Synergie-Effekte genutzt werden, zum Beispiel indem auf die bereits vorhandene Dokumentation zurückgegriffen wird.
Sechster Schritt: Aktuelle Entwicklungen im Blick behalten
Deutsche und europäische Institutionen, Aufsichtsbehörden oder Organisationen wie die Stiftung Datenschutz informieren auf ihren Webseiten über aktuelle Entwicklungen und bieten darüber hinaus Orientierungshilfen und Musterformulare. KMU können sich dieser Quellen bedienen, um auf dem Laufenden zu bleiben und bei der Umsetzung datenschutzrechtlicher Pflichten Kosten zu sparen.
Siebter Schritt: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung
Wurde einmal ein Datenschutz-Check durchgeführt und sind die wichtigsten Elemente einer Datenschutzorganisation – wie das VVT oder Schulungen – etabliert, sind die wichtigsten Voraussetzungen für die Datenschutz-Compliance geschaffen. Ganz abgeschlossen ist sie jedoch nie: Es bedarf einer kontinuierlichen Überwachung und gegebenenfalls Anpassung. So müssen beispielsweise die technischen und organisatorischen Maßnahmen in regelmäßigen Abständen überprüft und angepasst werden.
Und was hat das Unternehmen nun letztlich davon?
Auch bei noch so intelligentem und effizientem Datenschutzmanagement: Ein gewisser Aufwand für den Datenschutz lässt sich nicht vermeiden. Doch gerade bei der öffentlichen Diskussion über den Aufwand im Zusammenhang mit dem Datenschutz wird oft vernachlässigt, worum es eigentlich dabei geht: Um den Schutz von Menschen. Unternehmen, die verantwortungsvoll mit den Daten von Menschen umgehen – ganz unabhängig von ihrer Größe – schaffen Vertrauen, sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit (sowohl im Wettbewerb um Kundinnen und Kunden als auch um Fach- und Führungskräfte), beugen Sicherheits- und Haftungsrisiken vor und steigern den Wert ihres Unternehmens.
Du brauchst dabei Hilfe? Wir führen gerne einen Datenschutz- und/oder Sicherheitscheck für dein Unternehmen oder deine Webseite durch, zeigen dir unsere E-Learning-Lösung oder beantworten dir deine Fragen zu Datenschutz und Informationssicherheit. Schreibe einfach eine kurze Nachricht an contact@morgenstern-privacy.com, wir kommen dann auf dich zu!