Microsoft Teams

Datenschutzinformationen für die Nutzung von Microsoft Teams

 

Worum geht es in diesen Datenschutzinformationen eigentlich?

Um die Mittel elektronischer Kommunikation optimal zu nutzen, verwenden wir Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) zur Durchführung von Online-Meetings. Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthält nun einige Vorgaben, wie mit diesen Daten umzugehen ist und inwiefern wir dich hierzu informieren müssen. Bereits zum Zeitpunkt der Datenerhebung hast du nach Art. 13 DS-GVO das Recht, über bestimmte Punkte aufgeklärt zu werden. Aus diesem Grund bekommst du diese Datenschutzinformationen.

Wer ist verantwortlich für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von Microsoft Teams?

Wenn es um die Datenverarbeitung bei der Verwendung von Teams geht, ist die MORGENSTERN consecom GmbH verantwortlich. Unser Unternehmen hat mehrere Standorte in Deutschland. Wie du uns per Post, Telefon oder E-Mail erreichst, kannst du im Impressum nachlesen.

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt. Diese kannst du per E-Mail an privacy@morgenstern-privacy.com erreichen, wenn du Fragen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten hast.

Was passiert bei der Nutzung von Microsoft Teams?

Wir verwenden Teams, um mit dir und ggf. anderen Teilnehmern eine vereinfachte und unkomplizierte Kommunikation durch Übertragung von Meetings in Echtzeit und den unmittelbaren Austausch im Chat zu ermöglichen sowie um eine effizientere und flexiblere orts- und zeitunabhängige Zusammenarbeit zu erreichen. Je nach Art der Nutzung durch die Teilnehmer werden unterschiedliche personenbezogene Daten über Teams verarbeitet (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Video, Audio). Ergänzende Informationen zur Datenverarbeitung durch Teams findest du direkt beim Anbieter Microsoft.

Die Teilnahme an einem Online-Meeting via Teams setzt nicht das Anlegen eines Nutzerkontos bei Microsoft voraus. Es ist ausreichend, wenn du dem in der Einladungs-E-Mail enthaltenen Link folgst und dich über die Weboberfläche anmeldest. Dafür werden zwingend deine E-Mail-Adresse und dein Name benötigt, damit wir dich als berechtigten Teilnehmer identifizieren können und um dich zu einem Meeting zuzulassen.

Während deiner Teilnahme werden diverse technische Nutzungsdaten „Metadaten“ (z.B. IP-Adresse, Geräte-/Hardware-Informationen), Verbindungsdaten (z.B. Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit), Inhaltsdaten (z.B. Text, Audio, Video) und Diagnosedaten verarbeitet. Bei den Meta- und Verbindungsdaten handelt es sich um Informationen, die bei der Nutzung von Teams notwendigerweise anfallen. Andernfalls kann keine Verbindung zu dir und den verwendeten Endgeräten hergestellt werden.

Die bei der Nutzung von Teams verarbeiteten Diagnosedaten enthalten eine von Microsoft eindeutig generierte ID, mit der die Daten einem Benutzer eindeutig zugeordnet werden können (z.B. Client-ID, User-ID, Dauer der Nutzung des Dienstes, Event-ID, Programmsprache). Diese Daten werden zur Bereitstellung, Verbesserung und Aktualisierung von Teams sowie zur Aufrechterhaltung der Sicherheit verarbeitet. Auch diese Daten werden automatisch bei der Nutzung erhoben. Microsoft benötigt die Daten, um Teams fehlerfrei anbieten zu können.
Welche Inhaltsdaten über Teams verarbeitet werden, entscheidest du selbst. Du kannst die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten und die Verarbeitung von Daten auf diese Weise unterbinden. Die Nutzung der Chat-Funktion ist ebenfalls freiwillig.

Um das jeweilige Meeting entsprechend des eingangs beschriebenen Zwecks sinnhaft durchzuführen, ist es allerdings notwendig, zumindest die Audiofunktion zu verwenden. Eine weitergehende „aktive“ Nutzungspflicht besteht nicht.

Die Zulässigkeit des Einsatzes von Teams richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Geschäftsbetrieb auch dann weiter am Leben halten zu können, wenn Präsenztermine aus verschiedenen Gründen nicht möglich sind. Außerdem ist die Durchführung in vielen Fällen kostengünstiger und effizienter. Die Kommunikation und Zusammenarbeit wird erleichtert und dürfte damit auch in deinem Interesse liegen.

Werden meine Daten weitergeleitet?

Wir nutzen Teams als Cloud-Anwendung und nehmen dabei die Microsoft Corporation als Auftragsverarbeiter in Anspruch. Den beim Erwerb der Lizenz einbezogenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung kannst du auf der Webseite von Microsoft einsehen. Da es sich um einen US-amerikanischen Anbieter handelt, findet eine Übermittlung von Daten in die USA statt. Die Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Microsoft geschieht unter Beachtung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO (hier entweder Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder Verwendung von Standarddatenschutzklauseln). Im Rahmen eines Online-Meetings können andere Teilnehmer deinen Namen sehen sowie die von dir geteilten Inhalte zur Kenntnis nehmen.

Wie lang werden die Daten gespeichert?

Die erstmalige Speicherung deiner Daten erfolgt zum Zeitpunkt des Beitritts zu einem Online-Meeting über Teams. Die im Rahmen eines Meetings verarbeiteten Inhaltsdaten werden nicht aufgezeichnet und auch nicht gespeichert. Die Chat-Inhalte sind allerdings bis zur Beendigung des Meetings einsehbar. Die genauen Aufbewahrungszeiten kannst du direkt bei Microsoft einsehen.

Welche Rechte habe ich?

Folgende Rechte kannst du uns gegenüber jederzeit geltend machen:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO): wir teilen dir auf Anfrage mit, welche Daten wir von dir gespeichert haben und was wir mit ihnen machen
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO): falls wir falsche Angaben von dir gespeichert haben, kannst du eine Anpassung verlangen
• Löschung (Art. 17 DS-GVO): sofern kein Grund für eine weitere Speicherung vorliegt, löschen wir deine personenbezogenen Daten
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO): wenn du etwas Bestimmtes nicht mehr akzeptieren willst, kannst du eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO): Du kannst in bestimmten Fällen von uns verlangen, dass wir deinen Datensatz an dich übergeben

Wir haben uns Gedanken gemacht, ob wir deine personenbezogenen Daten verarbeiten dürfen. Das betrifft insbesondere alle Verarbeitungen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO stattfinden. Falls du bei einer bestimmten Verarbeitung der Meinung bist, dass wir das nicht dürfen, kannst du uns das mitteilen. Wir prüfen das dann und geben dir Bescheid. Falls wir in deinem persönlichen Einzelfall zu dem Ergebnis kommen, dass wir deine Daten tatsächlich nicht verarbeiten dürfen, werden wir das natürlich nicht mehr tun.

Du kannst deine Rechte jederzeit ausüben. Das heißt allerdings nicht, dass sie auch erfüllt werden. Du kannst z.B. nicht die Löschung deiner Daten verlangen und gleichzeitig an einer Online-Veranstaltung.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich jederzeit an eine Aufsichtsbehörde zu wenden (Art. 77 DS-GVO) Eine Übersicht findest du auf der Webseite des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

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